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REUNION A DISTANCE

Comment mieux impliquer les participants d'une réunion à distance pour créer une expérience transformationnelle

July 28, 2020

La pandémie de covid-19 a forcé les entreprises à repenser leur manière de travailler. Dans certains cas, à marche forcée. Lorsque le confinement a été imposé dans la plupart des pays, c'est en quelques heures ou quelques jours qu'il a fallu s'organiser. Après plusieurs mois de télétravail, la réunion à distance fait désormais partie de la nouvelle normalité professionnelle. Y compris au sein de RealChange où nous avons pivoté pour organiser des learning expeditions en mode virtuel. Or, réussir une réunion à distance nécessite une certaine dose d'adaptation. En particulier pour faire participer les participants et aller au-delà d'une simple communication top-down comme on en voit dans de nombreux webinars. Entre bonnes pratiques et conseils avisés, voyons comment assurer une expérience transformationnelle pour vos futures réunions à distance.


Ressentir l'implication de vos participants… et savoir comment réagir

Le problème : l'isolement relatif de l'orateur et sa capacité réduite à ressentir l'implication de la « salle ​ » virtuelle peut être un problème. Lors d'une conférence normale en face à face, nous avons tous un seuil dans notre esprit pour savoir combien de personnes nous autorisons à être plus absorbées par leur smartphone que par notre discours avant d'appuyer sur le bouton « speaker-panic ​ » ! Une information difficile à obtenir à distance. 


La solution : utiliser des outils de visioconférence permettant d'interagir avec vos participants par différents canaux (messagerie instantanée, partage d'emojis, de GIF, de vidéos, etc.). De son côté, l'orateur doit changer sa manière de communiquer. Face caméra et à distance, il faut faire des phrases courtes, travailler les intonations de sa voix pour éviter un discours monocorde, et faire des pauses pour donner l'occasion aux participants de se reconcentrer. Vous pouvez aussi ponctuer votre discours de vidéos et de photos qui viennent redonner du rythme. À distance, votre niveau d'énergie reste perceptible. Essayez de rester impliqué, de partager des anecdotes captivantes et ne pas passer plus de 5 minutes sans donner au groupe un problème à résoudre ou une question à répondre. Sur une conférence en face à face, il faut se donner à 100%. En ligne, c'est du 150% minimum pour maintenir l'attention de votre public.


Faire participer votre auditoire

Le problème : prendre la parole virtuellement peut être tout aussi, sinon plus, intimidant qu'en présentiel. Il faut trouver le bon moment pour ne pas couper la parole, ne pas parler en même temps que quelqu'un d'autre, s'assurer d'avoir une bonne connexion pour se faire entendre, ou ne pas voir débarquer dans le même temps, conjoint, enfants et animaux !


La solution : utiliser des outils complémentaires à la vidéoconférence pour aller plus loin. C'est, par exemple, le cas des sondages, des quiz, des questionnaires à remplir de manière anonyme ou non, etc. Cette démarche fait appel à des qualités pédagogiques : plus on pratique et plus on est actif, plus on retient. En construisant votre intervention comme le ferait un designer pédagogique pour un cours en ligne, vous donnez du rythme et maîtrisez mieux votre contenu. D'autre part, le fait d'avoir un modérateur ou un assistant qui distribue la prise de parole et qui vient aider les personnes en difficulté avec la technologie garantit une meilleure fluidité dans la communication pour se concentrer sur l'essentiel.


Miser sur la co-création

Le problème : comment travailler de manière collaborative sur des projets alors que les participants sont séparés physiquement ? 


La solution : utiliser des outils de co-création où il est possible de travailler ensemble. Vous pouvez donner accès à des outils comme Google Docs, Evernote ou Word via Microsoft 365 pour écrire du contenu; partager et créer des informations à forte valeur ajoutée avec Flipboard pour une curation unique et collaborative en invitant plusieurs contributeurs; organiser un brainstorming avec Trello ou Asana; ou échanger autour d'un tableau blanc virtuel avec Mural ou Miro.

Créer des sous-groupes de travail

Le problème : lorsque les réunions contiennent de nombreuses personnes, les participants peuvent manquer l'occasion de contribuer, se sentir mal à l'aise de dominer la discussion ou craindre de parler aux autres. Dans les réunions en personne, il est fréquent de travailler à la fois en groupe complet, mais aussi en sous-groupes selon le sujet de la discussion.


La solution : de nombreuses plateformes vidéo comme Zoom ou Adobe Connect intègrent une option permettant de créer des sous-groupes. L'organisateur peut alors passer d'un sous-groupe à l'autre, et en confier l'animation à des personnes de son équipe pour une restitution rapide. Nous assistons aussi à l'émergence d'outils spécialement conçus pour travailler en sous-groupes, comme Remo. Ici, c'est l'utilisateur qui peut choisir son groupe sur une carte virtuelle. De quoi répliquer le meilleur du présentiel, mais en mode virtuel et de façon beaucoup plus efficace.



Pour réussir une réunion à distance, la recette est simple : une dose de technologie et une pincée de soft-skills afin d'adapter sa communication aux enjeux du numérique autour d'une thématique centrale. C'est d'ailleurs ce qui fait le succès de nos learning expeditions virtuelles pour démocratiser la disruption positive et l'innovation.