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COVID-19

Covid-19 et travail collaboratif : et si la réunion virtuelle était plus efficace que le présentiel ?

July 15, 2020

Au printemps 2020, la priorité des entreprises était claire : envoyer leurs salariés à la maison pour travailler en minimisant les risques sanitaires. Trois mois plus tard, la question du retour au bureau n'est pas aussi tranchée. Google et Facebook vont poursuivre le travail à distance jusqu'en 2021.  Pour Amazon, les employés de son siège social resteront chez eux au moins jusqu'en octobre 2020. Microsoft propose le retour au bureau sur la base du volontariat, et Twitter autorise tous ses salariés qui le peuvent à travailler à distance sans limite de temps. Dans toutes ces entreprises, ainsi que dans votre organisation, les réunions virtuelles deviennent essentielles. Un changement de paradigme qui remet beaucoup de choses en cause, mais dont la gestion pourrait être plus efficace qu'une réunion en présentiel.


Les avantages de la réunion virtuelle

Avec le travail à distance, les réunions virtuelles rythment les journées des télétravailleurs. Que vous soyez full remote ou en mode blended, elles disposent d'avantages sérieux : 

  • Un gain de temps important : il n’est plus nécessaire de perdre du temps dans les transports pour vous réunir. Vous gagnez un temps précieux pour mieux organiser votre journée
  • Des outils qui fonctionnent partout : n'importe quel terminal connecté vous transporte en réunion. Vous pouvez la débuter sur votre ordinateur et la poursuivre sur votre smartphone.
  • Des moments plus maîtrisés : on peut rapidement passer d'une réunion à l'autre et les documents nécessaires sont faciles à partager et à lire, car centralisés au même endroit.
  • Des réunions documentées : elles peuvent être enregistrées et disponibles en replay pour les absents et ceux qui souhaitent revoir un point précis.
  • Une liberté de commentaire constructive : il est possible de commenter anonymement en distanciel alors que c’est impossible en présentiel. S’ensuit un dialogue riche avec ceux qui s’expriment moins facilement en groupe.
  • La meilleure protection qui soit : en période de crise sanitaire et de résurgence du covid-19, c'est le meilleur remède qui existe.

Les bonnes pratiques pour réussir une réunion virtuelle

Pour qu'une réunion virtuelle soit un catalyseur de changement et d'engagement, il est nécessaire d'en maîtriser les codes et de former vos équipes sur les bonnes pratiques à adopter.

Ne pas sous-estimer le contact visuel

La retransmission des expressions faciales et du langage corporel sont plus difficiles à décrypter à distance. Le regard est souvent dirigé vers l'écran plutôt que vers la caméra et il est très rare de regarder les gens droit dans les yeux. Pour faire cet effort, on peut, avec certains outils, détacher la vidéo de son interlocuteur et la rapprocher le plus possible de la caméra de son terminal.

S'adapter à l'intimité de vos interlocuteurs

Malgré la distance, on peut se sentir encore plus proche de ses collègues en les voyant dans leur environnement privé, entourés de leurs photos et souvenirs, animaux domestiques, conjoints et enfants. Une manière de mieux apprécier l'humain qui se cache derrière le travailleur. Il faut donc être indulgent et professionnel. Et puisque le message passe par l'écran, il faut aussi soigner son décor (lumière, agencement et décoration) qui devient une extension de soi-même et impacte l'image perçue par ses interlocuteurs.

Utiliser les arrière-plans virtuels avec parcimonie

Les arrière-plans personnalisés sont devenus un phénomène culturel : il en existe des librairies et certains sont même animés. C'est un vrai enjeu de communication qui est aussi un indice subliminal de l'érudition et de la crédibilité du locuteur. Vous pouvez les utiliser si vous êtes dans un lieu non adapté à un travail professionnel ou si votre entreprise vous propose des arrière-plans à son image pour rendre la communication cohérente sur le plan de l'image de marque. Dans certains cas, les filtres de réalité augmentée viennent aussi enrichir votre écran. Parfait pour « instagrammiser ​ » ou « snapchatiser » votre brainstorming, mais à ne pas utiliser partout !

Surveiller son langage corporel

Devant son ordinateur, il est facile de se laisser aller : le dos est voûté, on fait reposer sa tête sur ses mains, et on a le regard absorbé par autre chose. Le problème, c'est que tout cela se voit. Ne faites pas en réunion virtuelle ce que vous ne feriez pas dans une réunion en personne. Votre corps parle pour vous et en dit beaucoup ! 

Investissez dans le bon matériel

Oubliez la webcam de votre smartphone qui tremble en filmant votre menton disproportionné en contre-plongée ! Une bonne réunion nécessite un lieu calme, lumineux, avec une caméra fixe, des enceintes ou un casque de bonne qualité et un micro réactif. Dans la mesure du possible, vérifiez le bon fonctionnement de votre matériel avant votre réunion et imaginez un plan B en cas de problème.



À la fois efficace et personnalisée, la réunion virtuelle s'est imposée dans toutes les organisations en raison du confinement. Pourtant, quel que soit le retour à la normale qui s'organise dans les entreprises, le télétravail pourrait bien rencontrer un grand succès dans le futur, dans un monde où flexibilité et nomadisme deviennent la norme.