Loin des yeux, loin du cœur. Vous connaissez sans doute cette célèbre maxime. Et si l'on n'y prend pas garde, elle pourrait même s'appliquer dans le monde de l'entreprise en mode télétravail. Pour les managers, gérer ses équipes en remote nécessite des soft-skills très différentes de celles nécessaires pour une gestion classique en présentiel. Or, l'incertitude liée au covid-19 ne peut que favoriser le travail à distance. Une situation qui est d'ailleurs plutôt bien accueillie par les travailleurs eux-mêmes.

Une enquête du bureau américain du recensement révèle qu'un tiers des salariés américains peuvent travailler à domicile, et que 98 % d'entre eux aimeraient continuer à le faire pour le reste de leur carrière. Et ce n'est sans doute pas l'annonce de Google qui viendra changer les choses. Le géant de la Silicon Valley a annoncé qu'il permettra aux employés dont le travail n'exige pas leur présence au Googleplex de travailler à domicile s'ils le souhaitent. Il est donc crucial de savoir comment dynamiser et responsabiliser ses équipes à l'ère du tout digital. Et ça tombe bien, car nous avons quelques bonnes pratiques à partager avec vous.

Partager vos documents dans le cloud

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Pour que vos informations, données et documents puissent être accessibles de partout et en tout temps, il est essentiel d'utiliser un outil dédié. Une solution comme G Suite, Office 365, Dropbox ou iCloud rend votre travail plus collaboratif, évite les doublons, les questions du type « c'est quelle version, déjà ? », et documente tous les changements réalisés. En tant que manager, c'est à vous de montrer l'exemple, de structurer votre système d'information avec une arborescence claire et une nomenclature qui a du sens.

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Allumer sa caméra lors des rencontres virtuelles

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Bien sûr, éteindre sa caméra peut économiser un peu de bande passante pour éviter des communications chaotiques. Mais à moins de ne pouvoir faire autrement, allumez systématiquement votre caméra et demandez à vos équipes de faire de même. C'est plus respectueux pour vos interlocuteurs, et cela permet d'éviter les syndromes du passager clandestin et du collaborateur invisible qui sont discrètement en mode multitasking pendant les réunions. Une démarche indispensable pour créer une expérience transformationnelle.

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Utiliser un outil de gestion de projets

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Asana, Trello, BaseCamp, Jira, MS Projects… ce sont des outils qui regroupent les informations au même endroit, qui agrègent les données, qui affectent des tâches et qui permettent le suivi de tous les projets, de la mise à jour d'un site web au lancement d'un nouveau produit en passant par la création de nouvelles procédures sanitaires. Ces outils multi-usages sont très puissants pour travailler de manière asynchrone. Plus besoin de réunir tout le monde au même endroit. Les interactions s'effectuent lorsque les salariés sont connectés et tout le monde avance à son rythme, selon sa feuille de route.

Compenser le manque de communication informelle

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Au bureau, les interactions sont faciles et naturelles. On voit ce qui se passe sur les écrans de ses collègues, on lit leur langage corporel, et les échanges sont légion. À distance, il faut compenser en permanence, car l'absence de dialogue informel rend aveugle et nécessite une surcommunication étouffante. Pour y parvenir, créez des groupes de communication avec des sujets plus légers ou plus informels, comme « pause », «  ​bonnes pratiques », ou «  ​café du commerce », faites des points réguliers avec vos équipes (pourquoi ne pas organiser un café du matin virtuel de 5 minutes par jour ?), et testez des outils comme LoopTeam qui informent de manière silencieuse du contexte de travail des collaborateurs.

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Se rencontrer souvent, mais pas longtemps

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Il est facile de perdre du temps en réunion. Surtout si elles s'enchaînent, sans laisser du temps aux salariés pour travailler sur des sujets de fond. Pour éviter les notifications constantes et perturbantes, prévoyez un check-in quotidien de 10 à 15 minutes maximum avec une approche agile. Une autre approche consiste aussi à réserver une tranche horaire dans la journée pour les meetings, ce qui permet de se focaliser sur les tâches de fond le reste du temps.

Savoir récompenser et remercier

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En personne, un sourire, une poignée de main ou un simple « merci et bravo pour ton travail ​ » sont indispensables pour récompenser et remercier les salariés engagés. À distance, c'est forcément plus compliqué. Alors qu'on se pose en permanence la (nouvelle) question des tâches à faire en mode synchrone ou asynchrone, les remerciements, si possible publics, sont de bons candidats sur la liste des choses à faire en direct, lors de réunions virtuelles. Vous pouvez aussi offrir ponctuellement des petites attentions personnalisées comme une carte cadeau, un abonnement premium Netflix ou Amazon Prime, un repas gastronomique à domicile, ou un coaching de sport en ligne. Le numérique ouvre de nouvelles portes pour savoir remercier !

Les efforts nécessaires à la gestion des équipes sont surtout présents dans la phase de transformation pour construire des fondations solides. Une fois vos équipes en confiance, vous pourrez gagner du temps et travailler plus efficacement avec une dynamique qui contribuera à l'atteinte de vos objectifs, à l'épanouissement de chacun, et au développement du potentiel de votre équipe.